1. การรวบรวมข้อมูล

ข้อมูลคือข้อเท็จจริงดิบที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล เช่น ตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และเสียง โดยสามารถแบ่งการรวบรวมข้อมูลได้ 2 แบบคือ:

• ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data): เป็นการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองโดยตรง เช่น การสำรวจ การสัมภาษณ์ หรือการทดลอง เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สดใหม่และเป็นปัจจุบัน

• ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data): เป็นการนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วมาใช้ เช่น จากรายงาน เอกสาร หรือฐานข้อมูล

2.การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลคือการนำข้อมูลดิบมาจัดการ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับ หรือการจัดกลุ่ม เพื่อเปลี่ยนให้เป็นสารสนเทศที่มีคุณค่าและสามารถนำไปใช้งานได้จริง ตัวอย่างเช่น การคำนวณคะแนนเฉลี่ยหรือการทำรายงานสรุปยอดขาย การประมวลผลข้อมูลที่ถูกต้องและรวดเร็วช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการข้อมูล

ในยุคดิจิทัลนี้ซอฟต์แวร์ เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความรวดเร็ว และจัดการข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ตัวอย่าง: บริษัท A ใช้ระบบฐานข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลลูกค้า ทำให้ใช้เวลาค้นหาข้อมูลลดลงจากเป็นวันเหลือเพียงไม่กี่นาที และยังช่วยให้บริษัทสามารถวางแผนการตลาดได้ตรงกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น

• ประโยชน์: การจัดการข้อมูลที่ดีช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันในตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว และการใช้สารสนเทศที่ถูกต้องยังช่วยลดความเสี่ยงพร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อีกด้วย